Sistemas de Información

En este apartado se incluyen las distintas soluciones software que incluye el proyecto, y que tienen como objetivo dotar a los centros de un completo sistema informático que agilice y optimice su trabajo diario.

Los sistemas de información son:

  1. E-Gescol (Educa)
  2. Secretaría Virtual
  3. Gestor de Contenidos
  4. INCA

1. E-Gescol (Educa)

El sistema e-Gescol se caracteriza principalmente:

La aplicación se compone de los siguientes módulos:

  1. Configuración del Sistema y Centro. Desde estos módulos se puede realizar la:
    1. Activación y desactivaciones de componentes del sistema.
    2. Configuración de formato de impresión de informes. Plantillas de impresión (marcadores).
    3. Configuración de valores por defecto, secuencias, etc.
    4. Configuración de imagen corporativa (logos, encabezados y pies).
    5. Combinación de correspondencia.
    6. Configuración de tipos de SMS y reglas de activación, y gestión de su histórico.
    7. Configuración de datos de empresa.
    8. Configuración de cargos, órganos de gobierno, instalaciones, servicios, … del centro.
    9. Configuración de niveles educativos y sus modelos. Contemplando incompatibilidades, objetos/aspectos, notas, excepciones, diversidad curricular, empresas, etc.
    10. Seguridad: usuarios centro y usuarios de padres y alumnos.
  2. Gestión de Clientes. Que recoge:
    1. Gestión de datos de contactos.
    2. Gestión de datos económicos (forma de pago, descuentos, etc.)
    3. Gestión electrónica de sus documentos (e-factura, etc.)
    4. Completamente integrado con padres (servicios, facturación, etc.)

  3. Gestión de Proveedores. Que recoge:
    1. Gestión de datos de contactos.
    2. Gestión de datos económicos (forma de pago, descuentos, etc.)
    3. Gestión electrónica de sus documentos (factura electrónica defina por la AEAT).

  4. Gestión de Artículos, Tasas y Servicios. Que recoge:
    1. Completa gestión y configuración de artículos, tasas y servicios que ofrece cada centro.
    2. La integración con los módulos de facturación y almacén que permite facturar de forma automática a los padres y generar de modo automático de la e-factura.
    3. Los servicios que se ofrecen en el centro pueden ser supervisados y seguidos en su ejecución, de modo que la facturación haga reflejo de ello, en aquellos casos que el servicio se facture en base a la realización o no del mismo.
  5. Gestión del Comedor. Donde se puede:
    1. Gestionar los menús (tipos de menú, platos, precios, etc.)
    2. Gestionar la programación del comedor (menús, cuidadores,…)
    3. Gestionar los alumnos inscritos y le registro diario del seguimiento de cada alumno en el comedor.
  6. Gestión del Transporte. Donde se puede:
    1. Gestionar las rutas rutas de recogida y retorno (vehículos, recogida de alumnos, etc.).
    2. Gestionar el seguimiento del servicio por parte de cada alumno que lo tiene contratado.
    3. Gestionar las incidencias que se producen en la realización de las rutas.

  7. Gestión de Cursos y Actividades. Donde se puede:
    1. Gestionar los cursos que se imparten en el centro. Para cada curso se puede indicar los módulos que lo componen, los ponentes que lo realizan, la documentación que se utiliza, los asistentes a cada edición, la emisión de certificados, la gestión de precios para su cobro posterior, etc.
    2. Gestionar las actividades que realiza el centro del tipo excursiones, viajes, etc. Para cada actividad gestionar la asistencia, los precios de la misma, etc.

  8. Gestión de la facturación (e-factura). Dentro de esta funcional se recoge:
    1. Gestión de facturas emitidas (e-factura) y recibos.
      1. Generación automática de facturas a emitir mediante proceso automático.
      2. Gestión electrónica de facturas. Estas facturas son enviadas automáticamente vía e-mail y pueden ser firmadas por padres digitalmente, mediante el uso de los certificados electrónicos o bien el DNI electrónico.
      3. Gestión de cobros. Dispone de opción de generación del formato CSB19 de intercambio con bancos.
      4. Gestión de devoluciones de domiciliaciones, también de modo automático mediante la carga de los ficheros remitidos por el banco.

    2. Gestión de facturas recibidas.
      1. Gestión electrónica de facturas (AEAT).
      2. Gestión de pagos (CSB34).
    3. Se dispone de informes y listados para control y previsión de cobros y pagos.
    4. Gestión de caja. En este módulo permite el registro manualmente de otros movimientos, además de los generados automáticamente por el sistema, para poder realizar los controles y cierres de caja pertinentes.
    5. Integración Contable. Esta opción permite trasladar los datos contables del sistema e-gescol al sistema Contaplus de forma automática.
  9. Gestión de Almacén e Inventario. Donde se puede:
    1. Gestionar los diferentes almacenes del centro.
      1. Dentro de cada almacén se controlan los stocks de cada artículo almacenado.
      2. Los almacenes está completamente integrados con el módulo de artículos, reflejando en cada almacén las salidas y entradas de artículos que se produzcan.
      3. Manualmente se pueden generar todas las entradas y salidas de artículos que se deseen.

    2. Gestión del inventario del centro. Donde se puede:
      1. Gestionar todos los objetos inventariados del tipo: portátiles, proyectores, pizarras digitales, etc.
      2. Llevar el control de los préstamos o utilizaciones que de cada uno de ellos se realice, de modo que se pueda tener localizado cada objeto en cada momento.
  10. Gestión de la ficha del alumno. Este módulo es que centraliza casi el completo de la información, dado que son los destinatarios finales de todas las actividades y gestiones del centro docente. Desde este módulo se podrán gestionar y consultar:
    1. Sus datos básicos.
    2. Sus datos de tutores.
    3. Sus incidencias: faltas, mal comportamiento, etc.
    4. Sus documentos de forma electrónica (e-factura, notas, etc.).
    5. El completo de su expediente.
    6. Sus servicios contratados.
    7. Otras informaciones del tipo: económica, médica, …

  11. Gestión de la preinscripción y matriculación.
  12. Gestión de grupos, pudiendo:
    1. Definir sus asignaturas.
    2. Definir sus evaluaciones.
    3. Definir lista de alumnos que lo conforman.
  13. Gestión de horarios, disponiendo de:
    1. Generar horarios automáticamente.
    2. Consultar y visualizar los horarios.
    3. Modificar manualmente los horarios
  14. Gestión de evaluaciones.
    1. Accesible vía PDA.
    2. Envío electrónico de notas.
  15. Mantenimiento de histórico del currículum del alumno.
  16. Gestión de Personal. Donde se puede:
    1. Gestionar los datos básicos de los empleados del centro, tanto docentes, como no.
    2. Gestionar los datos curriculares, en el caso del profesorado.
    3. Gestionar los horarios del profesorado.
    4. Indicar la relación con fichas de alumnos, en el caso de tener a sus hijos en el centro.
    5. Gestionar la información contractual.
    6. Gestionar de forma electrónica todos sus documentos.
    7. Gestionar las faltas de cada empleado.
  17. Gestión de los mantenimientos. Donde se puede:
    1. Gestionar los mantenimientos que sobre las instalaciones del centro se realizan. Permitiendo la planificación de la realización los mismos y registrar los resultados de cada una de las revisiones que se realizan (partes de mantenimiento).
    2. Registrar las incidencias detectadas en el día a día del centro por parte del personal del centro, para su posterior resolución.
  18. Otras Aplicaciones.
    1. El sistema se Integra con el sistema propio de la CC.AA.
    2. Gestión de publicaciones del centro. Permitiendo registrar las publicaciones que el centro realiza para que puedan ser consultadas.
    3. Gestor documental, para poder acceder a consultar cualquier documento contenido en la aplicación, así como la inclusión de nuevos documentos.
    4. Gestión de bolsa de trabajo. Manteniendo las distintas ofertas y puestos a cubrir.
    5. Biblioteca. Incluyendo desde el catálogo de todas las publicaciones, editoriales, etc., hasta el control de préstamos.
    6. Recursos de Videoconferencia, que permite acceder a los videos que estén en la base de datos del centro.
    7. Gestión de sugerencias y reclamaciones que reciba el centro, tanto manualmente, como desde la secretaría virtual.
    8. Módulo de informes y plantillas, que permite explotar la información contenida en la aplicación.
    9. Ayuda a la generación del documento D.O.C.
    10. Impresión de carnets de alumnos.
    11. Módulo de planificación y seguimiento de agenda personalizado para cada usuario de la aplicación, donde poder consultar actividades planificadas, menús, etc.
    12. Módulo de WebMail personal de cada usuario de la aplicación donde consultar y enviar sus correos electrónicos.
    13. Acceso desde PDA. Esta funcionalidad permite a los profesores:
      1. Realizar el control de asistencia en las clases y generar de forma automática un SMS para los padres.
      2. Consulta de las fichas de cualquier alumno.
      3. Consulta de horarios.
      4. Podrán registrar las evaluaciones.

2. Secretaría Virtual

La secretaría virtual conforma la ventana pública en Internet del centro para los padres y alumnos del mismo. Las características principales son:

  1. Completa integración con la aplicación e-Gescol, permitiendo consultar y modificar la información de esta de forma directa, sin copias, ni duplicados de la misma. Siendo la información única y centralizada.
  2. Accesible vía Internet (Firefox 2.0 o superior o Internet Explorer 6.0 o superior).
  3. Permite consultar la ficha básica del alumno. Permitiendo actualizar los datos bancarios y de domicilio.
  4. Permite consulta de horarios, grupos, asignaturas, fichas de profesores, etc. de cada alumno.
  5. Consultar información referente a trámites administrativos del centro.
  6. Consultar las incidencias del alumno.
  7. Permite a los padres introducir sugerencias y reclamaciones para el centro.
  8. Permite consultar el WebMail personal de cada padre y alumno.
  9. Realizar la matriculación, firmar de facturas o boletines de notas, etc.

3. Gestor de Contenidos

El Gestor de contenidos web es una aplicación web encargada de gestionar la información dinámica de las webs de Colegios.

Es capaz de dar servicio a diferentes colegios que, de este modo, pueden reutilizar información de interés común con un mínimo esfuerzo.

Algunos contenidos web que podría administrar son, por ejemplo Circulares, Noticias de interés, Descarga de ficheros, Tablón de anuncios, etc.

Pudiéndose ampliar con nuevos apartados que tengan características estructurales compatibles con el diseÑo de los ya mencionados anteriormente.

Todos los apartados mencionados y los nuevos que puedan gestionarse compartirán una misma estructura interna y presentarán la información en la web de manera muy similar.

Los contenidos son estructurados en Módulos y Registros y se gestionan del siguiente modo:

Módulos

Los módulos, pueden ser definidos por el administrador del sistema dentro de la propia aplicación. Los módulos puedan ser:

  1. Circulares
  2. Vaciado de revistas/noticias de interés
  3. Descarga de ficheros
  4. Normativa
  5. Enlaces
  6. Tablón de anuncios
  7. Etc.

Los módulos a gestionar aparecerán dinámicamente en un menú lateral dentro de una tabla del Gestor de Contenidos, el orden en que aparecerán en la lista lo define el administrador dentro del mantenimiento de los módulos.

En cada módulo se pueden crear, borrar o modificar los registros que lo conforman.

Registros

Los registros son finalmente los que recogen el contenido de la información a mostrar. Esta puede ser:

  1. Textos
  2. Imágenes
  3. Documentos a descargar
  4. Etc.

4. INCA

Inca conforma el sistema central de calidad alimentado parcialmente desde E-Gescol/EDUCA. Las principales características son:

  1. Sistema accesible vía Web.
  2. Generación de documentos automática con firma y sello electrónico.
  3. Generación automática de indicadores de calidad.
  4. Control de documentación no presentada.
  5. Sistema accesible para los inspectores y para terceros.
  6. Integrado con el sistema de videoconferencia y de grabación de sesiones.
  7. Control de acceso vía DNI electrónico o firma electrónica.
  8. Integrado con los requerimientos de CC.AA.